Forse kostenbesparing in telefoniekosten dankzij overstap naar VoIP

Makelaarskantoor Snelder Zijlstra ervaart gebruiksgemak door koppeling CRM-systeem aan VoIP-bellen op Swyx-telefonieplatform aangeboden via OZMO cloud telephony

Een gedateerde analoge telefooncentrale, vestigingen die elk hun eigen telefoniesysteem hadden en een matig inzicht in de totale telefoonkosten. Het moge duidelijk zijn: bij het Twentse makelaarskantoor Snelder Zijlstra was dringend behoefte aan een telefonie-oplossing die gebruiksgemak en inzichtelijkheid kon koppelen aan kostenbesparing. Die oplossing werd gevonden in VoIP-bellen via het telefonieplatform van Swyx. Met als meest opvallende resultaat: een besparing van 30 procent in telefoniekosten.

Snelder Zijlstra is een makelaarskantoor dat zich richt op zowel de zakelijke kantoormarkt als de particuliere woningenmarkt. Het bedrijf is gevestigd in Enschede, Hengelo, Almelo en Haaksbergen, waarbij de vestiging in Enschede de grootste is. In totaal werken er 35 mensen. Snelder Zijlstra is aangesloten bij Dynamis, een landelijk samenwerkingsverband tussen dertien regionale makelaarskantoren. Binnen Snelder Zijlstra is Wouter Tijhuis, naast zijn makelaarswerk, verantwoordelijk voor de ICT binnen de organisatie.

Oude situatie
De oude telefoniesituatie binnen Snelder Zijlstra was volgens Tijhuis niet langer houdbaar: “We hadden een analoge centrale van acht jaar oud. Alles werkte nog steeds goed, maar zo’n centrale heeft een looptijd van ongeveer zes tot zeven jaar. We wisten dan ook dat het systeem er op een gegeven uit zou moeten. Bovendien vonden we onze vaste telefoonkosten fors.. De keuze om alles in één keer goed aan te pakken, was dan ook geen moeilijke. Bovendien is een vervangende centrale nooit een optie geweest, dat is niet meer van deze tijd. De keuze viel al snel op bellen via internet.”

Een ander belangrijke optie, naast VoIP, was voor Snelder Zijlstra de mogelijkheid om het CRM-systeem Realworks te koppelen aan de nieuwe telefonie-oplossing. Door deze voorwaarde te stellen, bleek al snel dat er twee geschikte partijen waren. Wouter Tijhuis is met beide partijen in gesprek gegaan om te verkennen wat de mogelijkheden zijn, de keuze viel uiteindelijk op OZMO, die de hosted telefonie-oplossing van Swyx aanbieden.

“De offerte die OZMO ons deed met de Swyx-oplossing was voor ons het best passend. Bovendien heeft het feit dat ook Realworks belt via OZMO ons gesterkt in de keuze voor Swyx. Daarnaast zijn er binnen Dynamis al een aantal kantoren die ervaring hebben met OZMO en daar heel positief over zijn. Zodoende waren we er snel uit dat OZMO en Swyx voor ons de beste keuze was,” aldus Tijhuis.

Implementatie
De implementatie van het nieuwe telefoniesysteem is snel en soepel verlopen, volgens Tijhuis. “Een van de technische mensen van OZMO is hier anderhalve dag geweest en heeft ter voorbereiding alles geïnstalleerd. Dit voorwerk is vooral aan het einde van de middag en in de avond gedaan. De volgende dag is de lijn op ons kantoor in Enschede omgezet en konden we direct via het nieuwe telefoniesysteem bellen. We zijn dus geen moment onbereikbaar geweest.”

Ook heeft het makelaarskantoor tijdens de overstap geen last gehad van hick-ups. Tijhuis: “Vooraf was dat wel een kleine vrees, maar het is heel soepel verlopen. Enkele dagen nadat we in Enschede zijn overgestapt, is ook ons kantoor in Hengelo overgeschakeld naar Swyx.”

Efficiënter
Snelder Zijlstra belt sinds oktober met het systeem van Swyx en de eerste ervaringen zijn positief. Aan de ene kant vanwege het gebruiksgemak en aan de andere kant de koppeling met het CRM-systeem. “Alle inkomende telefoontjes worden bij ons opgepakt door het secretariaat.. Wanneer er een klant belt wiens gegevens in ons systeem staan, hebben zij die dus direct bij de hand. Ook kunnen ze in het nieuwe systeem zien of iemand op kantoor aanwezig is, dat was in het oude systeem niet mogelijk. Wat dat betreft zijn we nu een slag efficiënter.”

30 procent kostenbesparing
Maar het allergrootste voordeel zit hem in de kostenbesparing die Snelder Zijlstra heeft kunnen doorvoeren door een verlaging van de kosten per Swyx-seat en in de belkosten via OZMO. “We betalen per maand ongeveer 30 procent minder, dat is echt een forse besparing. Natuurlijk, we hebben wel een eenmalige investering moeten doen in het nieuwe systeem, maar deze verdienen we op deze manier eenvoudig weer terug. Bovendien moest er sowieso een nieuw systeem komen, dus er was altijd een investering geweest,” aldus Tijhuis.

Flexibiliteit
Een ander groot voordeel van de overstap naar Swyx, is de eenheid in contracten voor de verschillende vestigingen. Tijhuis: “In de oude situatie had iedere vestiging zijn eigen telefoniecontract afgesloten. En daar zaten behoorlijke prijsverschillen in. Ook had ieder contract weer een andere einddatum, maar door de gezamenlijke overstap naar OZMO hebben we daar ook meer eenheid in. Ik heb nu bovendien een duidelijk overzicht van alle telefoniekosten binnen alle Snelder Zijlstra-vestigingen. Dat is ook wat waard.”

Tijhuis noemt daarnaast de optie om eenvoudig gebruikers en vestigingen aan- en af te melden in het systeem als voordeel. “Onlangs hebben we bijvoorbeeld een nieuwe vestiging in Haaksbergen geopend, die zijn ook meteen mee over op Swyx. We zijn hier nu een stuk flexibeler in.”

Verder verdiepen
In de nabije toekomst wil Tijhuis de mogelijkheden van de koppeling met Realworks nog verder verkennen. “Sinds oktober gebruiken we Swyx. Maar omdat we ook in een hele drukke periode zitten, zijn we er nog niet helemaal aan toegekomen om ons in alle opties te verdiepen. Maar dat gaan we uiteraard wel doen zodra het wat rustiger wordt. Onze ervaringen met Swyx zijn tot nu in ieder geval heel positief. Als andere vestigingen van Dynamis bij mij informeren over een overstap naar bellen via VoIP, dan adviseer ik bellen met Swyx via OZMO.”