Papierloos werken op de woningmarkt

UC-oplossing van Swyx gekoppeld aan CRM-systeem werpt zijn vruchten af voor makelaar Brantjes

Verkoopbrochures, dikke dossiers, rapportages, taxaties en aktes: bij een makelaarskantoor zou je in eerste instantie wellicht niet zo snel denken aan papierloos werken. Bij de drie vestigingen van Brantjes makelaars is dit echter aan de orde van de dag. Waar een collega-makelaar bij een huisbezichtiging nog een dikke map onder zijn arm meeneemt, verschijnt een makelaar van Brantjes met een iPad. Dit kantoor zet zijn CRM-systeem optimaal in om de processen nog efficiënter te maken. Ook wat betreft de telefoniezaken. Zo behoren sinds enige tijd de terugbelnotities tot het verleden. Bij het vooruitstrevende makelaarskantoor is het CRM-systeem namelijk geïntegreerd met de hosted telefonie-oplossing van Swyx.

"Uitsluitend een bord in de tuin werkt allang niet meer. We moesten actief op zoek gaan naar klanten en dat vereist een zo volledig mogelijk databestand.”

Brantjes makelaars streeft al jaren naar een zo efficiënt mogelijke manier van werken, met papierloze dossiers. Het kantoor maakt daarom intensief gebruik van alle features van het CRM-systeem Realworks, dat binnen de NVM-makelaardij als standaard gebruikt wordt. Mogelijkheden als agendabeheer, correspondentie en managementinformatie werden al lange tijd benut. Voor de telefonie maakte het kantoor gebruik van een normale telefooncentrale. “Voor ons werd ‘efficiënter werken’ extra belangrijk tijdens de crisis op de woningmarkt. We maakten minder omzet en zochten daarom manieren om dit te compenseren”, vertelt Remco Honkoop van Brantjes makelaars. “Wij zijn dan niet van de kortetermijnoplossing. Als de efficiency kan worden verbeterd en er kosten bespaard kunnen worden, dan zijn wij zeker bereid om te investeren in oplossingen die ook op de langere termijn effectief zijn.”

VoIP-bellen 

Omdat het makelaarslandschap veranderde en er kosten bespaard moesten worden besloot Brantjes te investeren in bellen via internet (VoIP-bellen). Naast de automatisering van het klantrelatiebeheer via het CRM-systeem is telefonie ook een belangrijk onderdeel van papierloze dossiers. Brantjes liet alle opties op dit gebied de revue passeren.

“Realworks stroomt door de aderen van ons kantoor. De nieuwe VoIP-oplossing moest dus kunnen communiceren met het CRM-systeem”.

Naast de kwaliteit van het pakket waren uiteraard ook de prijs en de flexibiliteit van de oplossing van belang. “Als kantoor wil je je altijd kunnen aanpassen als de situatie daarom vraagt“, aldus Honkoop. De toenmalige communicatieleverancier kon niet voldoen aan de koppeling met het CRM-pakket Realworks. Via Realworks zelf werd Brantjes doorverwezen naar Panas, een full service leverancier van telecommunicatie-oplossingen.

Hosted telefonie oplossing Swyx
Panas heeft de makelaardij als speerpunt en levert een hosted telefonieoplossing gebaseerd op het Swyx-telefonieplatform. Het Swyx-platform is een open systeem dat moeiteloos aan diverse CRM-systemen te koppelen is, waaronder Realworks. Deze flexibiliteit was voor leverancier Panas destijds zelf ook de reden om Swyx aan te bieden aan haar klanten. Door het Swyx-telefoniesysteem aan het CRM-systeem te koppelen zijn niet alleen het mailverkeer, de afspraken en de projecten onderdeel van het CRM-systeem maar ook de telefoongesprekken en de gesprekregistraties. Dit resulteert in een moderne gestroomlijnde manier van werken die enorme efficiency oplevert. Voor Brantjes voldeed de oplossing aan alle wensen. Het kantoor besloot dan ook Panas de opdracht te gunnen en de implementatie te laten verzorgen.

Implementatie
Panas verzorgde de implementatie en de interne gebruikerstrainingen bij de drie vestigingen van Brantjes. Binnen drie dagen werd alles opnieuw ingericht; de hardware werd vervangen en het kantoor werd voorzien van nieuwe toestellen. De cloud-telefonieoplossing werd aangesloten op het netwerk van serviceprovider Pocos. Pocos zorgt voor een beveiligde verbinding, die geen gebruik maakt van een bestaande internetlijn; als de internetverbinding onverhoopt uitvalt, is er nog steeds telefonische bereikbaarheid. Tussen de leverancier Panas en provider Pocos zijn de lijnen kort, waardoor storingen direct opgelost kunnen worden. Ook bij de implementatie was dit merkbaar; “De implementatie verliep nagenoeg vlekkeloos”, zegt Honkoop. “Ik kan me eigenlijk niet herinneren dat we langdurig offline zijn geweest.”

Efficiënter én goedkoper
De doelstelling om volledig papierloos werken is inmiddels, op wat details na, behaald. Door de koppeling met het telefoniesysteem wordt data nu nog eenvoudiger beheerd en gebruikt. Alle inkomende en uitgaande gesprekken worden automatisch geregistreerd. In de gesprekshistorie zijn terugbelverzoeken, faxberichten en voicemailberichten terug te vinden. Doordat de relatiegegevens in het CRM-pakket staan, zijn alle telefoonnummers direct zichtbaar en er kan direct gebeld worden. Bij inkomende oproepen verschijnt er automatisch een pop-up scherm met de gegevens van de klant in beeld. “Dit maakt het meteen inzichtelijk; je ziet direct wie er belt en je kunt de klant meteen persoonlijk aanspreken”, zegt Honkoop. “Ook de flexibiliteit van het doorschakelen en in de wacht zetten is een groot voordeel.” Daarnaast is er minder belasting voor de binnendienst. “Alles is digitaal en staat al in de computer. Bij een overdracht moesten we voorheen een dik papieren dossier inscannen en vijf jaar bewaren. Nu is het dossier volledig digitaal en is het met een muisklik gearchiveerd. Dit levert ons enerzijds een tijdbesparing op, anderzijds een kostenbesparing op bijvoorbeeld drukwerk en papier.”

Vooroplopen
Brantjes makelaars loopt voorop en dit is ook absoluut zichtbaar in vergelijking met andere makelaarskantoren. De iPad die bij bezichtigingen meegaat, gaat ook mee naar de notaris. Waar collega-makelaars nog de meterstanden op een vel papier zetten, terug naar kantoor gaan en inscannen, is bij Brantjes alles geïntegreerd en benaderbaar via de iPad. De klant ontvangt de meterstanden dan ook direct in zijn mailbox. “Natuurlijk krijgen we positieve reacties van onze collega’s, klanten en relaties”, zegt Honkoop. “Daar zijn we ook erg trots op. Ik verbaas mij er wel over dat collega-makelaars niet massaal inspringen op de technische ontwikkelingen en vaak vast blijven houden aan de traditionele manier van werken."

“Mijn inziens moet je nooit angst hebben voor verandering. Stilstand is immers achteruitgang.”

Brantjes makelaars blijft vooroplopen en zal blijven zoeken naar manieren om nog efficiënter te werken. Honkoop: “We zien nog enorme kansen in de toekomst. De technologie om ons heen verandert nog steeds.”