Questa situazione potrebbe esserle familiare: Il custode o la segretaria della scuola Le consegna un foglio con la richiesta di richiamare da parte di un collega, alunno o di un genitore. In questi casi è comodissimo essere dotati di un impianto telefonico che consente di deviare chiamate su un cellulare su un telefono accessibile. Il direttore didattico può così ad esempio informare i docenti sulle modifiche all'orario scolastico, sulla ripartizione delle aule e altre incombenze amministrative.

I finanziamenti statali all'istruzione non bastano mai e anche nel settore privato la concorrenza diventa sempre più accesa. Gli strumenti della comunicazione diventano sempre più importanti per garantire il funzionamento razionale delle strutture. Inoltre in questi anni si sta tentando di migliorare anche la comunicazione con i genitori e i responsabili degli enti preposti. Swyx è una soluzione adatta a migliorare la comunicazione perché consente di reagire più in fretta, di migliorare l'efficienza e di ridurre i costi per la comunicazione migliorandone il livello.

Le seguenti funzioni sono a nostro avviso particolarmente importanti nel settore dell'istruzione.

• Ottimizzazione del contatto con docenti e personale amministrativo - La funzione di call routing intelligente migliora la raggiungibilità dei collaboratori dato che questi possono definire rapidamente e con facilità procedure di deviazione delle chiamate.
• Mobilità - La reperibilità di insegnanti e docenti è facilitata grazie alla possibilità di ricreare il loro ambiente telefonico personalizzato ovunque si connettono. Hot desking e telelavoro diventano un'opzione realistica.
• Migliore visibilità del traffico telefonico - Amministratori sono in gradi di riconoscere subito quale utente è occupato al telefono e quale è libero.
• Collegamenti tra sedi diverse - Costi ridotti per collegamenti tra sedi distaccate e collaboratori mobili. Per la comunicazione con l'impianto telefonico dell'istituzione ci si appoggia alla rete IP esistente tra le sedi distaccate.
• Unificazione di tutte le linee telefoniche - Per ridurre i costi le cosotse linee telefoniche, ad esempio di un campus universitario possono essere sostituite da una soluzione unitaria e conveniente a banda larga.
• Semplice installazione e amministrazione - L'amministratore di sistema è in grado di provvedere alla manutenzione e all'aggiornamento del sistema. Non dovendo stipulare impegnativi contratti di assistenza è possibile ridurre notevolmente i costi.
• Aumento della produttività del corpo docenti - Riduzione dei costi e supporto della comunicazione interna mediante gestione di procedure basilari come l'inoltro automatico di chiamate interne in base al nome dell'utente chiamato (anche di chiamate esterne) e registrazione di periodi di malattia, presenze degli studenti ecc.
• Rifatturazione esatta delle chiamate - Il sistema permette di individuare esatttamente i costi dei singoli collegamenti. Telefonate private possono eventualmente essere facilmente essere messe in conto a studenti e docenti.
• Server conferenze - Teledidattica senza doversi appoggiare a terzi.